زبان گویای آفیس

اشاره: ممکن است اطلاع داشته باشید که با استفاده از ابزارهای صوتی برای درج متن و همچنین اجرای فرامین مختلف، آفیس گوش به فرمان شماست .ولی آیا می دانستید که آفیس می تواند علاوه بر گوش دادن، پاسخ شما را نیز بدهد؟

جهت افزایش سرعت غلط گیری متونی که توسط تایپ و یا به وسیله نرم افزارهای تشخیص دست خط (Optical Character Recognition-OCR ) وارد کامپیوتر گردیده اند، معمولا وجود دو نفر به طور همزمان یکی برای قرائت از روی نمونه اصلی با صدای بلند و دیگری برای مقایسه متن اصلی با نمونه تایپ شده، لازم است.
با استفاده از آفیس 2003 می توانید نفر اول را حذف نموده و اجازه بدهید آفیس نسخه تایپ شده را برای شما بخواند. حتی چنانچه راهش را بدانید، می توانید از آفیس بخواهید ایمیل هایتان را هم برایتان قرائت کند. با فرض این که شما هنگام نصب آفیس، گزینه های صوتی را هم نصب کرده باشید، یافتن امکانات تبدیل متن به صدا (Text to Speech ) در Excel 2003 آسان است. کافی است از مسیر: Tools>Speech>Show Text to Speech نوار ابزار پنج دکمه ای مربوط را فعال نمایید. چنانچه دکمه Speak on Enter را در منتهی الیه سمت راست فشار دهید، اکسل کلیه کارکترهای موجود در سل جاری را بلافاصله پس از فشار دکمه Enter خواهد خواند. این گزینه مخصوصا هنگامی مفید است که شما در حال وارد کردن لیست بلند بالایی از اعداد بوده و میل ندارید توجه و تمرکز خود را از متن اصلی به صفحه مانیتور و بالعکس معطوف نمایید. فقط دقت کنید که دکمه یاد شده روی نوار ابزار را پس از اتمام کار خود، جهت غیرفعال شدن این گزینه مجددا کلیک کنید. همچنین می توانید از دکمه های By Rows و By Columns به ترتیب برای تعیین مسیر افقی یا عمودی خواندن دیتاها استفاده نمود و پس از آن خانه هایی که می خواهید محتویاتشان خوانده شوند را مشخص و در آخر دکمه Speak Sells را در انتهای سمت چپ نوار ابزار Text to Speak کلیک کنید. البته می توان بدون انتخاب خانه ها و در همان ابتدا، مستقیما گزینه Speak Cells را انتخاب نمود. ولی معمولا بهتر است این کار، یعنی عمل انتخاب صورت پذیرد. چون ممکن است نتیجه کار با آنچه که می خواستید متفاوت باشد. جهت توقف خواندن محتویات خانه ها توسط اکسل، کافی است دکمه Stop Speaking را فشار دهید. اما احضار و نمایش نوار ابزار مربوطه در Word 2003 مقداری متفاوت است. با انتخاب فرمان Speech از منوی Tools ممکن است پیغام خوشامدگویی به سیستم تشخیص گفتار آفیس را ملاحظه نموده که به شما می گوید مجبورید ابتدا تنظیمات مربوط به میکروفن و پس از آن اجرای تمرین را به انجام برسانید. در این حالت می توانید با انتخاب گزینه Cancel ، انجام تمرین را به بعد موکول و نوار ابزار تنظیمات زبان را باز نمایید. چنانچه با باز شدن نوار ابزار، جعبه متنی حاوی عباراتی همچون Dictation,Voice Command و یا Listening را ملاحظه نمودید و یا در محیط های شلوغ و پر سروصدا، Word به طور خودکار اقدام به درج متن نمود، این بدین معنی است که شما پیش از این، امکانات تشخیص گفتار را فعال نموده اید. با فشردن دکمه Microphone امکانات فوق غیرفعال گردیده و می توانید در زمان دلخواه مجددا با فشار همین دکمه آن را فعال نمایید. به طور پیش فرض نوار ابزار تنظیمات زبان امکانات مربوط به قرائت متن را نمایش نمی دهد. ولی چنانچه شما روی علامت فلش رو به پایین در منتهی الیه سمت راست نوار ابزار کلیک نمایید، گزینه Speak Text و Pause Speaking را خواهید دید. چنانچه روی هر کدام از این گزینه ها کلیک کنید، به نوار ابزار اضافه می شوند. پس از آن می توانید از این امکانات مشابه امکانات متناظر در اکسل استفاده نمایید. به این صورت که با انتخاب Word,Speak Text شروع به خواندن متن می کند. با انجام این کار عبارت روی دکمه به Stop Speaking تبدیل می شود. با کلیک روی این دکمه، به خواندن خاتمه می دهید و اگر بخواهید مجددا از ابتدای متن خوانده شود، با کلیک روی این دکمه و انتخاب دوباره Start Speaking این کار انجام می پذیرد. همچنین با فشار دادن دکمه Pause Speaking عملیات خواندن در همان نقطه به خواندن ادامه می دهد. همانند اکسل می توانید قبل از انتخاب دستور Speak Text متنی که مایل به خواندن آن می باشید را به حالت انتخاب در آورده و مشخص نمایید.
در غیر این صورت، Word از محلی که مکان نما قرار دارد، شروع به خواندن می نماید. از این امکانات در Outlook نیز می توان استفاده نمود. به این شرط که Word را به عنوان ویرایشگر ایمیل خود انتخاب نموده باشید. برای بررسی این موضوع در Outlook از منوی Tools گزینه Options را انتخاب نموده، سپس زبانه Mail Format را کلیک کنید. پس از آن چنانچه گزینه Use Microsoft Office Word2003 toEdit email Massages علامت نخورده باشد، آن را علامت بزنید. با این انتخاب برای ایجاد یک پیغام در Outlook ، در حقیقت از Word استفاده می نمایید. حال چنانچه بخواهید هنگام نوشتن یک پیغام، متن آن برای شما خوانده شود، باید همان مسیری را طی کنید که اگر از ابتدا Word را اجرا کرده بودید، همان کرا را می کردید. همچنین می توانید از Outlook یا Word بخواهید پیغامی که پیش از این ارسال یا دریافت شده است را نیز برایتان بخواند. البته برای این کار باید از یک ترفند خاص استفاده نمود. زیرا چنان چه شما در حال خواندن نامه ای باشید که قبلا ارسال یا دریافت شده است و در همان حال نوار ابزار زبان را باز کنید، می بینید که گزینه Speak Text به رنگ خاکستری و غیرفعال است. در این حالت باید دستور Forward را انتخاب نمود. چون با این کار Outlook پیغام مربوطه را در یک ویرایشگر Word باز می نماید. در این مرحله می بینیم که دکمه Speak Text دیگر خاکستری نبوده و فعال می گردد. پس از گوش دادن به پیغام به سادگی پنجره را بدون ذخیره کردن آن ببندید. در آخر ممکن است بخواهید صدا یا سرعت خواندن را تغییر بدهید که برای این کار باید در نوار ابزار زبان با انتخاب Tools Options دکمه Advance Speech را کلیک نموده و از زبانه Text to Speech و در قسمت Voice Selection از منوی کرکره ای، صدای مورد نظر خود را انتخاب نمایید. در اینجا می توانید توسط گزینه Preview Voice انواع صداها را امتحان کرده و پس از شنیدن زمان کوتاهی از هر کدام تصمیم خود را در انتخاب یکی از آن ها بگیرید. به صورت مشابه در قسمت Voice Speed می توانید سرعت خواندن متن را بر روی نشانگر مقیاس بندی شده ای تنظیم و پس از آن به وسیله Preview Voice نتیجه نهایی و تاثیر تنظیمات خود را ملاحظه کنید، در انتها با انتخاب دکمه Apply و قبول تنظیمات جدید، دکمه OK را برای بستن پنجره جاری کلیک نمایید.

آشنایی با آفیس۲۰۰۳

ویژگی جدید فراوانی برای کاربران حرفه ای به این ویرایش افزوده شده، ولی آیا ضرورتی دارد که کاربران خانگی هم نرم افزار خود را ارتقاء دهند ؟

نصب وراه اندازی
همچون ویرایش های یش می توانید اجزای مختلف را روی دیسک نصب کنید یا آنها را به صورت “ first-time use ” نصب نمایید ( در این حالت فایل های مربوط به یک بخش از نرم افزار هنگامی که برای اولین بار فراخوانی می شوند، به محل مخصوص خود کپی می شوند)‌ و یا این که برخی از آنها را اصلا نصب نکنید. گزینه آخر زمانی سودمند است که هرگز نیازی به نوارها (tabs ) و لیست های یک ویژگی خاص ندارید. یک گزینه دیگر نیز در اختیار است که البته همچون گزینه“ first-time use ” در فضای دیسک سخت صرفه جویی نمی کند ولی این امکان را به شما می دهد که فایل های نصب شدنی را روی دیسک نگه دارید. در این صورت همین که بخواهید برای اولین بار از قابلیت های بخش های مربوط استفاده کنید. فایل ها خود به خود از دیسک سخت خوانده و به محل مناسب کپی می شوند. حجم فایل های مربوط به امکانات اصلی Publisher, Outlook, powerpoint, Excel, Office pro-word و Access در مجموع 509 مگابایت است. علاوه بر این 227 مگابایت فایل نصبی اختیاری نیز موجود است. این ویرایش از Office تقریبا 200 مگابایت حجیم تر از ویرایش پیشین آن است که البته برای سخت- دیسک های امروزی چیزی به حساب نمی آید. تفاوت دیگرش با ویرایش های پیشین این است که این بار به Windows 2000 SP3 یا Windows XP نیاز دارید: Office 2003 روی ویندوزهای قدیمی تر اجرا نمی شود. همانند Office XP می بایست این محصول را هم روی اینترنت یا توسط تلفن همراه فعال کنید. فعال سازی از راه اینترنت تنها چند ثانیه طول کشید و بدون این که نیازی به وارد کردن چیزی از سوی کاربر باشد، فقط می بایست چند بار کلیک کنید. گرچه روزآمد سازی ویرایش Office XP فقط Outlook را در برنداشت- که می بایست روزآمد می شد- این فرآیند بسیار خوب انجام شد و همه تنظیمات همانند آنچه در Office XP بود، حفظ شد.

ظاهر تازه
گرچه منوها و نوار ابزارها تغییر شدید و چشم گیری نکرده اند ولی به گونه ای متفاوت به نظر می رسند. ظاهر تخت و بی پیرایه آفیس XP و 2000 دستخوش تغییر شده است: جعبه ابزارها و نوارهای حاشیه ای منوها با یک انحنای استوانه ای برجسته و قابل لمس شده اند. دکمه ها و سرمنوها زمانی که نشانگر ماوس روی آنها قرار می گیرد نارنجی کم رنگ می شوند و اگر آنها را بفشارید رنگ نارنجی آنها پر رنگ می شود. اینها گذشته از جذاب کردن محیط کار، به رویت پذیری اجزای محیط کار می افزایند، مثلا به راحتی متوجه می شوید که آیا حالت پر رنگ انتخاب شده است یا نه. گذشته از جنبه های ظاهری این ویرایش می توان گفت که آنچه Office 2003 را بیش از همه خواستنی می کند در سه حرف خلاصه می شود – XML . این نیز همانند HTML یک mark-up language است و از برچسب ها تشکیل می شود. اما در حالی که HTML در درجه اول متوجه ظواهری مانند ‹ Font › است،برچسب های XML می توانند به محتوا آدرس دهی کنند و با توجه به طرح کلی ( Schema ) تعریف شوند. بنابراین، به عنوان نمونه گروهی از تولید کنندگان پنیر می توانند یک برچسب ‹ Bordeaux › تعریف کنند که نشان می دهد داده ای با این برچسب دربردارنده اطلاعاتی از پنیر تولید بردو است. علاوه بر این، مستنداتی که با فرمت XML ذخیره شده اند را می توان با موتورهای دیگر پردازش داده بر پایه نوع داده شان مورد جست و جو قرار داد، نه فقط بر پایه کلمه های ساده. برتری این روش روشن است- مانند این است که برای پیدا کردن اطلاعات یک پرواز به خصوص از یک موتور جست و جو مناسب مانند Expedia استفاده کنید، نه این که عبارت “ flight+tehran+rome+Tuesday ” در Google تایپ کنید. XML را همچنین می توان توسط سرویس های وب برای انجام کارهایی چون فعال کردن یک نرم افزار ثبت سفارش در جهت کار با یک برنامه کنترل سهام در یک سازمان یا سازمان های مختلف به کار گرفت.

جست و جو
ویژگی بعدی پنجره Research است و زمانی که آفیس فعال شود به صورت مجموعه ای از منابع برخط ( Online ) و نابرخط ( Offline ) شکل می گیرد. منظور از منابع نابرخط، thesaurus واژنامه و منظور از منابع برخط، Gale,Factiva,Elibrary,Microsoft Encarta و Commpany profiles است. هنگامی که جست و جو انجام می دهید، پنجره Research با یافته های فشرده ای انباشته می شود که هر کدام در زیر منبع خود گرد آمده اند و شامل یک لینک به مقاله اصلی هستند. با اینکه یک نمایش این چنینی از قابلیت کاری XML خیره کننده است،ولی انچه واقعا به دست می آید کمتر از چیزی است که در برابر دیدگان شما قرار می گیرد. ما بسیاری از لینگ هایی به مقاله های Encarta اشاره داشتید را امتحان کردیم. این لینک ها در بیشتر مواقع به “‌ Pay to join ” منتهی می شدند و این در حالی بود که یک جست و جوی مستقیم در Encarta ، مقاله را به صورت کامل و به رایگان در اختیار ما قرار می داد. لینک هایlibrary E و Factiva نیز بدون پرداخت امکان دسترسی به مطلب را فراهم نمی کردند، گرچه بسیاری از مطالب Factiva برگرفته از صفحات Observer,BBC و Times بودند که به راحتی از سایت های خودشان قابل دسترسی هستند. با وجود این که می توانید خدمات جست و جو را مطابق نیاز خود تنظیم کنید ولی امکان افزودن سایت های دلخواهی همچون Wikiped و Google را ندارید. این تا حدودی شرم آور است و ما را به این نتیجه می رساند که این ویژگی نه برای فنی کردن دانش کاربر، بلکه برای غنی کردن جیب شرکای مایکروسافت در نظر گرفته شده است. اعلام شده است که قرار است یک قرار داد با آمازون ( http://www.amazon.com ) بسته شود تا کاربران بتوانند با انجام یک دان لود ( download ) رایگان، از امکان جست و جو در آمازون نیز بهره مند شوند. بدین ترتیب می توان جزییات کتاب ها با جلد آنها را به صورت مستقیم به آفیس کپی کرد یا اینکه بدون ترک محیط آفیس کتاب خرید. نکته مثبتی که می توان به آن اشاره کرد، امکان ترجمه است که توسط Worldlingo فراهم شده است. ما توانستیم یک مستند 3000 کلمه ای ورد را در عرض چند ثانیه از انگلیسی به فرانسه ترجمه کنیم. متن ترجمه شده در یک پنجره IE پس داده شد. کیفیت ترجمه با توجه به این که توسط یک ماشین انجام شده بود، قابل قبول می نمود. ولی باید گفت که هیچ کس انتظار ندارد ترجمه URL هایی که به .co.uk منتهی می شوند در زبان فرانسوی به صورت .co.r-u باشد! هنوز جا دارد زبان های بیشتری افزوده شوند- مانند یونانی، روسی و چینی. بخش دیگری از Task Pane که می توان از آن سخن گفت Shared Workspace است که در Powerpoint, Excel, word موجود است که برای ایجاد تبادل میان اعضای یک تیم در نظر گرفته شده است. اعضای یک تیم می توانند بدین وسیله مستندات خود را روزآمد کنند، وظایف را مشخص کنند و لینک هایی که به منابع خارجی دارند به اشتراک بگذارند.

حقوق
محافظت از مستندات و صفحات گسترده به وسیله کلمه عبور چیزی است که از مدت ها پیش در اختیار کاربران قرار داشته است ولی مایکروسافت این روش را یک گام به جلوتر برده است و به ابزاری دست یافته که مدیریت حقوق اطلاعات ( Information Rights Management ) نام گرفته است. به وسیله این ابزار که تنها در ویرایش حرفه ای یا در برنامه های مستقل ( Standalone ) موجود است، نویسنده یا صاحب یک مستند می تواند دسترسی را بنا به کاربر محدود کند. برای بهره مندی کامل از این خدمت، سازمان شما می باید به یک سرویس دهنده مدیریت حقوق مجهز شود، در غیر این صورت می بایست با ثبت یک گذرگاه Net . رایگان در مایکروسافت به صورت آزمایشی از آن استفاده کنید.

Word
علاوه بر نمایش ( view ) های معمولی ( Normal )،طرح چاپ ( Print Layout )، وب و طرح کلی ( Outline )، ورد به یک نمایش تکمیلی دیگر نیز مجهز شده که Reading view نام دارد. این وضعیت نمایش که در درجه اول برای کاربران لپ تاپ طراحی شده است آن قدر که از نامش بر می آید مسخره نیست. این نمایش همه جعبه ابزارهای اضافی را پنهان می کند و به صورت اختیاری نقشه مستند یا تصاویر کوچک ( thumbnail ) صفحه جدید را نشان می دهد، خط پوشانی ( Line-wrapping ) طرح را نادیده می گیرد و مستند را روی سطحی کاغذ مانند نمایش می دهد. در این وضعیت هنوز هم می توانید متن را ویرایش کنید، ابزارهای نشانه گذاری را به کاربرید و تا حد دلخواه زوم کنید. همان طور که پیشتر ذکر شد می توانید مستندات را در فرمت XML ذخیره کنید. اگر از ویرایش حرفه ای آفیس استفاده می کنید، می توانید یک طرح کلی XML به هر مستند از دیالوگ های قالب ها یا Add-ins الحاق کنید. برخلاف تیم اکسل، توسعه دهندگان ورد هرگز نتوانسته اند به طور کامل بر چالش های قرار دادن دو مستند در یک پنجره و در کنار یکدیگر غلبه کنند. آنها در آفیس 2000 به کلی از خیر این قابلیت گذشتند، به طوری که هر مستند در نمونه جداگانه ای از برنامه به نمایش در می آمد. این کار در آفیس XP ممکن است ولی نیازمند انبوهی از تغییرهای دستی انداره ها است. ورد 2003 تا حدودی بهتر است و یک دستور “ Compare-side-by-side “ در آن پیش بینی شده است. نامناسب بودن رابط گرافیکی موضوع آزاردهنده دیگری است که دستخوش بهبودی نشده است ، هنوز هم لازم است 10 بار کلیک کنید تا به پوشه ای که مثلا در لایه سوم قرار دارد برسید.

اکسل
کاربران اکسل به جز بستر مشترک XML ، مدیریت حقوق و Wokspace برای به اشتراک گذاری از چند مورد دیگر نیز بهره مند می شوند. مستندات هوشمند مانند قالب های Supercharched ( Supercharged templates ) کار می کنند و می توانند مثلا به عنوان گزارش و فاکتور هزینه های انجام شده در یک ماموریت اداری به کار روند. این مستندات هوشمند خود فیلدهایی که از آنها اطلاع دارند- مانند نام و بخش شما- را پر می کنند و پس از این که شما سایر جزییات را پر کردید، آن را به رئیس تان می فرستد. کارکردهای لیست ها بهبود یافته اند و با فضای کاری ( Workspace ) به صورت مشترک کار می کنند، برخی توابع آماری مانند CRITBINOM و HYPGEMDIST بهتر شده اند و همانند آنچه در ورد وجود دارد، می توان مستنداتر را پهلو به پهلو ( side by side ) نمایش داد.

Powerpoint
بالاخره، پس از یک انتظار طولانی powerpoint به یک نمایش دهنده مستقل ارتقاء پیدا کرد که روی ویندوز 98 و ویندوزهای بعدی اجرا می شود. یک CD وجود دارد که به همراه Windows xp burner یا به کمک نرم فزار دیگری روی ویندوز 2000 کار می کند. یک جعبه ابزار نمایش اسلاید جدید امکاناتی برای یادداشت کردن یا روشن کردن بخشی از متن و دکمه هایی برای جهت یابی در اختیار می گذارد. و کاربران از همان مدیریت حقوق اطلاعات و فضای کاری مشترک که در ورد اکسل وجود داشت در محیط Powerpoint نیز برخوردارند.

اکسس
اکسس از شماری بهبودی کوچک بهره مند شده است. از این میان می توان به فعال سازی برچسب های هوشمند موجود در ورد و اکسل XP اشاره کرد. می توانید اطلاعات مربوط به وابستگی اشیای بانک اطلاعاتی را به رو به بالا و رو به پایین ببینید. یک سیستم کنترل خودکار خطا در فرم ها و گزارش ها موجود است. مورد دیگر رشد و گسترش خودکار خاصیت های فیلدهاست، یعنی زمانی که خواص یک فیلد ارث برده را جرح و تعدیل می کنید، کنترل های وابسته به آن فیلد بنا به وضعیت روزآمد می شوند. همچنین یک ویژگی پشتیبان گیری جدید موجود است که به شما امکان ذخیره کردن یک نسخه موضعی از بانک اطلاعاتی را پیش از اعمال تغییرات بزرگ می دهد.

Outlook
بی گمان outlook را می توان از لحاظ میزان توجهی که به آن شده فرزند ناز پرورده این خانواده دانست. ظاهر این نرم افزا ربه طور کامل تغییر کرده است. برای مثال هنگام خواندن یک نامه الکترونیکی صفحه به سه بخش تقسیم می شود. کادر Navigation که در سمت چپ قرار دارد لیستی از پوشه های میل را نشان می دهد همین طور دکمه های جهت یابی برای رفتن به بخش های دیگر outlook . کادر میانی لیستی از موارد موجود در پوشه جاری را نشان می دهد و در سمت راست کادری برای خواندن قرار دارد که جایگزین کادر preview پیشین شده است. در این وضعیت نه تنها متن بیشتری نمایش داده می شود بلکه همچون ورد بر قابلیت خوانایی متن نیز تاکید شده است. هنوز هم می وانید با دوبار کلیک کردن بر روی یک مورد آن را در یک پنجره جداگانه به نمایش درآورید. ولی مساله این است نیازی به این کار پیدا نمی کنید. بهسازی های outlook فراتر از حد تجملات و زیبایی است. گزینه ای برای بلوکه کردن محتوا خرجی یک پیغام وجود دارد. مثلا بدین ترتیب از دسترسی کامپیوتر شما به گرافیک های موجود در سرویس دهنده فرستنده جلوگیری می شود. این نیز می تواند به نوبه خود مشکل ساز باشد، چرا که این جلوگیری موجب اشکال وبی می شود. این گرافیک های کوچک گاه درخواستهایی به سرویس دهنده می فرستند. اینها می توانند در عوض اطلاعاتی چون آدرس IP کامپیوتر، زمان و مدت خواندن و اطلاعات دیگری که به نظر شما ربطی به آنها ندارد، به کار رود. بهسازی مفید دیگری که صورت گرفته است فیلتر نامه های ناخواسته است که از فن آوری مایکروسافت برای تشخیص هرزنامه بودن استفاده می کنند. این پیغام ها پاک نمی شوند، بلکه به پوشه خود منتقل می شوند شما می توانید با توجه به فرستنده آنهایی که نامطلوب نیستند را نجات دهید. Quick Flags پیشرفت دیگری است، برای موقعیتی که وقت کافی برای پاسخ دادن به یک میل مهم ندارید. در این حال اگر از Quick Flag استفاده کنید، میل شما در یک پوشه دیگر قرار می گیرد تا در اولین فرصت به ان پاسخ دهید. می توانید یک تقویم به صورت پهلو به پهلو در اختیار داشته باشید. همچنین می توانید توسط مجموعه ای از ضابطه ها و معیارها، میل ها را به پوشه های جست و جو بفرستید. قابلیت های فراوان دیگر نیز وجود دارد که در اینجا محال پرداختن به آن نیست.

آیا ارتقای آفیس برای شما ضروری است؟
مایکروسافت چیزی در حدود 90 درصد از درآمدش را از شرکت ها و سازمان هایی که با آنها در رابطه با آفیس طرف قرار داد است دریافت می کند. بنابراین شگفت آور نیست که اطلاعات و فضای کاری مستند- موارد لازمی برای کارهای بزرگی است که همین شرکت با آنها روبرو هستند. برای سایر افراد که چندان عجله ای به تعیف شماهای XML ندارند یا خیلی با محدود کردن محتوای مستندات خود سرو کار ندارند، آنچه عاید می شود کمتر است. با این وجود ، Outlook یک استثناء است، چرا که بهسازی های این برنامه بسیار قابل توجه قرار گیرد. متاسفانه کادر Research ، به صورتی که اکنون ارائه شده بسیار نامناسب و ناامید کننده است. این مورد که از پتانسیل تبدیل شده به یک ابزار کارآمد برخوردار است ولی در حال حاضر چیزی در حد یک تابلوی تبلیغاتی است.

جعبه ابزار آفیسی!!

معمولا استفاده کاربران از آفیس مایکروسافت بر موارد کاربردی عمده از قبیل Outlook ‏, Word , اکسل ‏‎, پاورپوینت و … متمرکز می شود . اما به طور کلی در آفیس , صرف نظر از ویرایش های مختلف آن , چندین ابزار سودمند دیگر را از زیر گروه Microsoft Office Tools و Microsoft Office از منوی Start ویندوز خواهید یافت .

به گزارش بخش خبر شبکه فن آوری اطلاعات ایران، از دنیای شبکه، اگر به هنگام نصب آفیس از تنظیمات پیش فرض آن استفاده نمایید, هشت یا نه ابزار در زیر گروه Microsoft Office نمایان خواهد شد . یکی از این ابزارها shot viewer- Microsoft Office Access Snap است که تنها به همراه ویرایشی از آفیس نصب می شود که حاوی برنامه اکسس است . برخی از میانبرهای ارائه شده در این زیر گروه در حقیقت به برنامه های واقع در دیسک سخت اشاره دارند و سایر میانبرها به هنگام اولین درخواست اجرا از جانب کاربر, به نصب ابزار مورد نظر می پردازند. چهار عدد از این ابزارها , ابزارهای کاربردی کوچکی هستند و بقیه آنها ابزارهای کمکی می باشند . در ادامه به معرفی گذرا و اجمالی هر یک از ابزارها می پردازیم.
مدیریت تصاویر
Microsoft Office Picture Maneger در مقایسه با ابزارهای ارائه شده پیشین در مجموعه آفیس , قابلیت های ویرایشی کمتری را در اختیار کاربران قرار می دهد. اما به طور موثری جایگزینی برای ابزار ویرایش عکس محسوب می شود که به همراه نسخه های پیشین آفیس ارائه می شد.
همان طور که از نام این ابزار برمی آید, این برنامه بیشتر بر مدیریت عکس ها و تصاویر تمرکز دارد تا ویرایش آنها . در حقیقت این ابزار مشابه برنامه های مستقل تولید آلبوم است که به همراه دوربین های دیجیتال و اسکنرها ارائه می شوند. با این تفاوت که از یک مرورگر ساده تصاویر همانند Windows Picture and Fax Viewer پا را کمی فراتر گذاشته است . این برنامه یک ابزار سودمند جهت سازماندهی, مشاهده و ویرایش ابتدایی تصاویر در فرمت های BMP, EMF,GIF,JPEG,PNG,TIFF و WMF است. به علاوه , امکان فشرده سازی و تبدیل کردن یک فرمت به فرمت دیگر را میسر ساخته است.
رابط کاربر این برنامه یادآور ویندوز اکسپلورر است که در حالت نمایشی View Thumbnail تنظیم شده است . البته این برنامه ویژگی های دیگری را هم دارد . پانل سمت چپ Picture Manager برخلاف ویندوز اکسپلورر , سلسله مراتب کامل پوشه های روی دیسک سخت را نمایان می سازد. در عوض, این پانل میانبردهایی را به پوشه هایی خاص نشان می دهد. چنانچه تصاویر شما در پوشه هایی در یک یا چندین درایو پخش شده باشند , به راحتی می توانید میانبری به پوشه حاوی تصاویر ایجاد نمایید. در این ابزار این قابلیت فراهم است که در صورت نیاز , به هر جایی از هارددیسک بروید.
برای این کار کافی است میانبری را که به پوشه حاوی زیرپوشه ها اشاره دارد. به سلسله مراتب نمایش فایل ها اضافه نمایش نماییم. . با این عمل به راحتی می توانیم در دفعات بعد زیرشاخه مورد نظر را مرور کنیم. به عنوان مثال اگر میانبری را که به درایو C: اشاره دارد به سلسله مرتب بیفزاییم , می توانیم همه این درایو را مرور کنیم .
به منظور افزودن میانبر , ابتدا از منوی File گزینه Add Picture Shortcut را انتخاب کنید, سپس پوشه ای را که مایل به نمایش آن در سلسله مراتب می باشید, مرور نمایید . جهت افزودن خودکار انتخاب نمایید. سپس با استفاده از Task Pane به محل مورد نظر جهت جستجو در آن بروید و در انتها OK را کلیک نمایید. چنانچه به عنوان مثال جستجو در درایوهای محلی را برگزینید , Picture Manager به منظور یافتن تصاویر مورد نظر در تمام درایو را جستجو می کند.
همچنین می توانید جهت حذف میانبرها روی آنها کلیک راست کنید و از منوی نمایان شده گزینه Remove Shorcut را انتخاب نمایید.
هنگام حذف میانبرها توجه داشته باشید که گزینه Delete را به اشتباه انتخاب نکنید . زیرا این گزینه همه پوشه و محتویات آن را از هارددیسک حذف می کند.
همانطور که اشاره شد یکی از قابلیت های مفید این برنامه , توانایی تبدیل کردن تصاویر به فرمت های دیگر است . بدین منظور کافی است که تصویر یا تصاویر دلخواه را انتخاب کنید و از منوی File گزینه Export را برگزینید. سپس از پنجره ی محاوره ای ظاهر شده از فهرست کرکره ای Export With This File Format ,یکی از فرمت های مورد نیاز را انتخاب نمایید و عملیات را خاتمه دهید.
به منظور آشنایی با قابلیت های ویرایشی این برنامه می توانید از منوی Picture اقدام نمایید. این منو به شما امکان می دهد اعمالی نظیر برش , چرخش و تنظیم و روشنایی و تمایز رنگ , حذف قرمزی مردمک چشم , تغییر اندازه و فشرده سازی تصاویر را انجام دهید. چنانچه پس از اعمال قابلیت های ویرایشی روی تصاویر, از حاصل کار رضایت نداشته باشید,‌ به راحتی می توانید با استفاده از گزینه Undo واقع در منوی فایل چندین مرتبه به عقب بازگردید. اما به خاطر داشته باشید که تغییرات تنها در صورت انتخاب گزینه Save از منوی File به صورت دائمی ذخیره خواهد شد. لذا هنگام بستن Picture Manager در صورتی که تغییرات را ذخیره نکرده باشید, برنامه از شما سوالی مبنی بر ذخیره سازی تغییرات خواهد پرسید.
مدیریت اسناد
Microsoft Office Document Imaging و Microsoft Office Document Scanning مکمل یکدیگرن دو با هم کار می کنند . نحوی کار بدین صورت است که ابتدا Document Scanning Tool صفحه مورد نظر را در اختیار Document Imaging Tool انجام دهید. برنامه به منظور اسکن حقیقی تصویر فراخوانی خواهد شد.
داشتن اطلاع در مورد این دو ابزار سودمند است . زیرا ترکیبی از این ابزارها و ویندوز اکس پی توانایی های ممتازی را برای مدیریت اسناد به ارمغان می آورد و از Windows Scanner and Camera Wizard که هیچ قابلیتی جهت OCR ندارد , فراتر می رود. هنگامی که Document Scanning را باز می کنید, ممکن است با سوالی مبنی بر انتخاب اسکنر مواجه شوید. چنانچه این امر محقق نشد و در عین حال بیشتر از یک اسکنر را به صورت نصب شده داشته باشید , روی دکمه Scanner کلیک کنید و از منوی کرکره ای , اسکنر مورد نظر را برگزینید. در این راه با دو گزینه در کادر محاوره ای ظاهر شده مواجه خواهید شد. اگر تمایل داشته باشید درایور برنامه قبل از هر عمل اسکن به منظور بررسی و تغییر تنظیمات نمایان شود, باید گزینه Show Scanner Driver Dialog Befor Scanner علامت زده شده باشد .
اغلب برنامه را می توانید با استفاده از مقادیر از پیش تعیین شده کنترل نمایید. برای مشاهده تنظیمات , ابتدا هریک را انتخاب نمایید . برای مشاهده تنظیمات , ابتدا هریک را انتخاب نمایید و سپس دکمه Edit Selected Preset را کلیک نمایید.
به علاوه با استفاده از دکمه Advanced و عبور در میان برگه های موجود می توان تنظیمات را مشاهده کرد و یا تغییر داد.
در اینجا دو انتخاب وجود دارد, یکی از آنها دکمه Create Shortcut از برگه General است که با آن می توان یک میانبر به Preset جاری برروی دسک تاپ را ایجاد نمود. در نتیجه با استفاده از این میانبر می توان در دفعات بعدی عملیات اسکن را دوبار با کلیک برروی این میانبر انجام داد. چنانچه هربار از تنظیمات یکسانی جهت اسکن اسناد استفاده می کنید,‌این قابلیت می تواند نقش مهمی را ایفا کند.
انتخاب دیگر OCR است که از برگه ی Processing قابل دسترسی است. با استفاده از OCR متون به کار رفته در تصویر شناسایی می شود. از این رو محتوای فایل اسکن شده در Document Imaging قابل جستجو می شود و سرویس نمایه ساز ویندوز اکس پی می تواند آن را بخواند. این ویژگی قابلیت های مدیریت ابتدایی اسناد را فراهم می کند. برای این کار گزینه Search را از منوی Start برگزینید. سپس با وارد کردن کلمه یا عبارت جستجو , اسناد را جستجو کنید. در پایان با یافتن نتایج می توان فایل یافته شده را در Document Imaging بازگشایی نمود. از طرف دیگر با استفاده از گزینه Find از منوی Edit می توان در درون سندباز شده به جستجو پرداخت.
توانایی ایجاد فایل های نمایه سازی نقطه قوت بزرگی است که به واسطه نرم افزارهای کاربردی ترکیبی حاصل می شود. همچنین بااستفاده از از گزینه Send Text To Word از منوی Tools می توان متن را از Document Imaging به نرم افزار Word ارسال نمود.
Document Imaging ویژگی های دیگری از قبیل حاشیه نویسی را در اختیار کاربران قرار می دهد. ویژگی های ارائه شده و انتخاب های مربوط به آنها به طور وسیعی گویای عملکرد خود هستند. لذا به منظور کسب اطلاع در رابطه با عملکرد هر کدام منوها و گزینه ها را بیشتر بررسی کنید.
قابلیت سودمند دیگر ,‌توانایی ایجاد تغییر در شیوه قرارگیری صفحات در اسناد چندصفحه ای با استفاده از کشیدن و انداختن است. همچنین این امکان فراهم است که صفحات را از یک پنجره به پنجره دیگر بکشید.
Document Imaging از دو فرمت TIFF و Mdi پشتیبانی می کند . جهت به اشتراک گذاری فایل های خود با دیگران ممکن است از فرمت TIFF استفاده نمایید. اما چنانچه شخصی بااستفاده از برنامه دیگر به ذخیره فایل TIFF بپردازد . در صورتی که شما فایل را با استفاده از OCR شناسایی کرده باشید, مجددا مجبور خواهید بود عملیات شناسایی را انجام دهید. مزیت فرمت MDI در تولید فایل های کم حجم است. ما در یک آزمایش سریع توانستیم یک TIFF با حجم 1.2 مگا بایت را به صورت یک فایل MDI با حجم 333 کیلو بایت ذخیره کنیم .
مدیریت کلیپ ها
Microsoft Clip Organizer همان گونه که از نامش بر می آید ابزاری برای سازماندهی کلیپ ها می باشد, ضمن آنکه شامل مجموعه ای از کلیپ آرت هم می شود . این کلیپ آرت ها بعضی داخل کامپیوتر نصب شده اندو بعضی را با استفاده از Clips Online باید از اینترنت دریافت کرد.
گزینه Add Clips ار منوی File نیز عملکردی مشابه Picture Organizer دارد . این امکان را فراهم می سازد تا به صورت دستی و یا خودکار به افزودن کلیپ آرت ها بپردازید. این برنامه نیز همانند سایر برنامه ها کاملا ساده و قابل فهم است و به راحتی می توانید با کنکاش در منوها و انتخاب آن ها دز پانل وظیفه نحوه استفاده از آن را فرا بگیرید. فراموش نکنید که حتما از گزینه Search به منظور جستجوی کلمات کلیدی در میان مجموعه کلیپ آرت ها بهره بگیرید. همچنین می توانید با کلیک راست بر کلیپ ها و انتخاب گزینه Edit Keywords , کلمات کلیدی آن ها را حذف و اضافه نمایید.
مدیریت تنظیمات
Microsoft Office 2003 Save My Setting تنها یک Wizard جهت ذخیره سازی تنظیمات برنامه های زیرمجموعه آفیس است . این برنامه نیز می تواند به منظور بازسازی تنظیماتی که قبلا ذخیره کرده اید, به کار گرفته شود.
مادامی که تنظیمات را در یک فایل ذخیره کرده اید، می توانید فایل را به منظور اعمال یکباره تغییرات مورد پسند خود در برنامه های زیرمجموعه آفیس 2003 به یک سیستم دیگر انتقال دهید . به عنوان مثال یک تکنیک یک راه بهینه برای سفارشی سازی تنظیمات در یک سیستم جدید در موقع روز آمدسازی آن است .
مدیریت حوادث
Microsoft Office Application Recovery در زمانی که برنامه های زیرمجموعه آفیس متوقف می شوند و عملا از کار می افتند , آن ها را می بندد. از سوی دیگر, این ابزار هنگام وقوع چنین مواردی امکان بازیابی اسناد را فراهم می سازد.
تنظیمات زبان
Microsoft Office 2003 Language Setting به کاربر اجازه می دهد تنظیمات مربوط به زبان برنامه های زیر مجموعه آفیس را با حذف و اضافه نمودن زبان های مورد نظر در فهرست Enabled انجام دهید. همچنین بااستفاده از این ابزار می توانید زبان پیش فرض برنامه های آفیس را تغییر دهید. به عنوان نمونه چنانچه زبان را از English(U.S) به English(U.K) تغییر دهید, کنترل کننده املای برنامه Word از این پس واژه Colour را درست می داند و واژه Colour را به عنوان یک واژه غلط تلقی می کند.
مشاهده گزارش های اکسس
Microsoft Office Access Snapshot Viewer امکان مشاهده تصویر فوری از گزارش تهیه شده اکسس را فراهم می سازد . این ابزار در نسخه ای از آفیس که شامل اکسس است , وجود دارد با استفاد از این ابزار می توانید تصویری سریع از گزارش خود ایجاد نمایید و آن را با کسانی که برنامه اکسس را ندارند به اشتراک بگذارید. لازمه مشاهده این تصویر وجود مشاهده گر آن است . در این صورت می توان به هنگام اشتراک گذاری و یا ارسال تصویر , یک نسخه از مشاهده گر یا پیوند مربوطه جهت دریافت مشاهده گر را برای افراد مورد نظر ارسال نمود. در حالت پیش فرض برنامه Snapview.exe در مسیر زیر قرار گرفته است:
C:\Program File\Common Files\Microsoft Shared\ Snapshot Viewer

گواهی دیجیتالی برای ماکروها
Digital Certificate For VBA Projects به کاربر اجازه می دهد یک گواهی دیجیتالی Self-Signed را ایجاد نماید. بدون وجود این گواهی, قابلیت امنیتی ماکروها در آفیس, ماکروهای ورودی را مشکوک فرض می کند و بسته به تنظیمات امنیتی ممکن است هربار به هنگام بازگشایی , سوالی مبنی بر فعال سازی ماکروها از کاربر بپرسد یا به سادگی آن ها را غیرفعال سازد. می توان با استفاده از گواهی دیجیتالی Self-Signed , به آفیس اعلام نمود که به ماکروها اعتماد نماید.
نتیجه گیری
با سرزدن به منوی Microsoft Office Tools با برنامه سودمندی مواجه خواهید شد که اغلب مورد غفلت واقع می شوند. از این برنامه ها می توان برای مدیریت عکس و تصویر , تنظیم یک سیستم مدیریت اسناد, ایجاد گواهی نامه ها برای ماکروها و یا انتشار گزارش های به دست آمده از اکسس استفاده نمود. بدون شک پس از اولین استفاده از این ابزارها , آن ها را مجموعه ای ارزشمند خواهید یافت.

پاور پوینت

مطمئنأ تمامی شما نرم افزار مایکروسافت پاورپوینت را میشناسید. به وسیله پاورپوینت میتوانید اسلایدهایی از ناگفتنی های خود فراهم آورید ، آن را تزئین کنید و در نهایت بر روی صفحه نمایش یا به کمک یک ویدیو پروژکتور بر روی پرده به نمایش درآورید. محیط این نرم افزار بر عکس محیط MS Word جای گزافه گویی نیست ، بلکه شما در آن رئوس مطالب را می گویید و شکلها و نمودارهای خود را در آن نمایش می دهید و در نهایت آنچه در ذهنتان می گذرد و در قالب بیان نمی گنجد را به تصویر میکشید. اسلایدهای حاصل در اصل پوستری از سخنان شما هستند. نکات کلیدی خاصی در پاورپوینت نهفته است که با دانستن آنها میتوانید به این بوم متحرک ، طراوت بیشتری ببخشید. در این ترفند قصد داریم به معرفی این نکات اساسی و کلیدی بپردازیم.


چیدمان داخلی یک اسلاید
سعی کنید اکثر تغییر و تحولات مورد نظر خود را از طریق روشهای کلی و استانداردی که Powerpoint ارائه می نماید انجام دهید. هر چیز در پاور پوینت در قاب مخصوص خود جای می گیرد. همین طوری نمی توان در یک اسلاید شروع به تایپ نمود. باید یک جعبه متنی داشته باشیم و در آن متن یا تیتر مورد نظر خود را بنویسیم. برای ارائه و نمایش مجموعه اسلایدهایتان بدون هول شدن F5 را بفشارید و برای رفتن از یک اسلاید به اسلاید بعدی کافی است یکبار ماوس را کلیک کنید و یا دکمه فلش سمت راست یا بالا را بفشارید. F5 نمایش را از اولین اسلاید شروع می کند.

ساختن اسلاید و پنهان کردن آن
گزینه Duplicate silde منوی Insert از اسلاید جاری یک کپی دیگر درست می کند. ترفند کلیک راست روی آیکن اسلاید برای حذف یا پنهان کردن اسلایدها نیز بسیار کارآمد است. امتحانش کنید Hidden یا پنهان بودن یک اسلاید برای اسلایدهای توضیحی که به کمک Hyperlink به سراغشان می رویم. ولی نمی خواهیم در روال عادی نمایش دیده شوند و فقط در صورتی که رویشان کلیک کنیم نشان داده شوند کلی به کار می آید.

اسلایدها افقی یا عمودی
می توانید بگویید اسلایدها Lanscape و Portrait باشند. برای این کار سراغ Page Setup از منوی File بروید. نمی توان در آن واحد در یک نمایش هم اسلاید عمودی داشت و هم اسلاید افقی.
برای چنین هدفی بایستی دو نمایش جداگانه بسازید و در اولی یک لینک به دومی ایجاد کنید. نمایش اول دارای تنظیم صفحات افقی و نمایش دوم دارای تنظیم صفحات عمودی می باشد. در خاتمه نمایش دوم درباره آن را لینک به نمایش اول می کنید.
در حین اجرای یک پرزنتیشن برای متوقف ساختن یا ادامه دادن نمایش در پرزنتیشن کلید S و یا علامت بعلاوه را بفشارید برای ختمه نمایش اسلایدها Esc و یا Ctrl + Break را بفشارید.
برای رفتن به یک اسلاید با شماره خاص شماره اسلاید را وارد نموده Enter را فشارید. برای رفتن به اسلاید مخفی بعدی از کلید H استفاده کنید.
برای رفتن به اولین اسلاید 1+Enter را بفشارید و یا آنکه هر دو دکمه ماوس را همزمان دو ثانیه نگهدارید.

توقف نمایش اسلایدها
برای آنکه در حین نمایش متوقف شوید و یک صفحه با زمینه مشکی رنگ نشان داده شود کلیه B را بفشارید. برای نمایش یک صفحه یا زمینه سفید کلید W را بفشارید.

استفاده از اشاره گر ماوس به عنوان پرینتر
برای نمایش یا مخفی کردن اشاره گر ماوس و همینطور نوار ابزار Slideshow در حین نمایش کلید A و یا علامت مساوی را بفشارید. (بعضی وقتها علامت سفید اشاره گر ماوس روی زمینه نمایش ما خیلی توی چشم می آید) برای تبدیل اشاره گر ماوس به یک نقطه رنگی مثل یک پوینتر Ctrl + P کمک بگیرید.
برای مخفی کردن سریع نوار ابزار Slideshow کلید Ctrl + H و برای خاموش کردن آن ظرف 15 ثانیه Ctrl + U را بفشارید. برای نمایش دوباره اشاره گر ماوس Ctrl + A در خدمت شماست.
برای اجرای انیمیشن بعدی یا رفتن به اسلاید بعدی از N استفاده کنید. برای قبلی هم از P استفاده نمایید.

ساختن یک اسلاید خلاصه مطالب
اگر به طور خلاصه در یک اسلاید بخواهید بگویید که در اسلایدهای بعدی چه خواهید گفت یک اسلاید خلاصه مطالب بسیار کارآمد خواهد بود. برای این کار به نمایش Slide Sorter از منوی View‌ بروید و در آنجا اسلایدهای مورد نظر برای خلاصه سازی را با پایین نگهداشتن کلید Shift انتخاب کنید. سپس از نوار ابزار Slide Sorter گزینه Summary Slide را انتخاب کنید. این اسلاید خلاصه به صورت پیش فرض به عنوان دومین اسلاید نمایش قرار می گیرد و حاوی تیتر اسلایدهای منتخب خواهد بود. خلاصه مطالب به طور پیش فرض دارای رئوس مطالب تیترهای اسلایدهای موجود می باشد.